Steering committee tugas adalah salah satu elemen penting dalam sebuah organisasi. Tugas mereka meliputi pengambilan keputusan strategis, mengarahkan proyek, dan memastikan pencapaian tujuan organisasi. Dalam artikel ini, kita akan membahas secara detail peran dan tanggung jawab steering committee. Dengan memahami peran mereka, Anda akan dapat memanfaatkan kehadiran steering committee secara maksimal untuk kesuksesan organisasi Anda.
Pertama-tama, mari kita lihat apa itu steering committee. Steering committee adalah sebuah tim yang terdiri dari individu yang memiliki keahlian dan pengetahuan dalam bidang yang berbeda. Mereka dipilih berdasarkan pengalaman, keterampilan, dan keahlian mereka. Tugas utama mereka adalah mengarahkan dan mengawasi proyek atau inisiatif tertentu, serta memastikan bahwa keputusan yang diambil sejalan dengan tujuan strategis organisasi.
1. Menentukan Visi dan Strategi Organisasi
Dalam sesi ini, steering committee bertanggung jawab untuk menentukan visi dan strategi jangka panjang organisasi. Mereka akan mengidentifikasi tujuan utama dan menciptakan rencana taktis untuk mencapainya. Selain itu, mereka juga akan mengevaluasi kinerja saat ini dan mengidentifikasi peluang-peluang baru yang dapat meningkatkan pertumbuhan organisasi.
2. Pengawasan Proyek dan Inisiatif
Pada sesi ini, steering committee akan memantau proyek dan inisiatif yang sedang berjalan. Mereka akan memastikan bahwa proyek berjalan sesuai dengan rencana, anggaran, dan tenggat waktu yang telah ditetapkan. Jika ada kendala atau hambatan, mereka akan mengambil langkah-langkah yang diperlukan untuk memastikan proyek tetap berjalan dengan lancar.
3. Mengidentifikasi Risiko dan Menentukan Strategi Pengurangan Risiko
Steering committee juga bertanggung jawab untuk mengidentifikasi risiko yang mungkin terjadi dalam pelaksanaan proyek atau inisiatif. Mereka akan mengevaluasi dampak potensial dari risiko tersebut dan mengembangkan strategi pengurangan risiko yang efektif. Dengan melakukan hal ini, mereka dapat meminimalkan kemungkinan terjadinya masalah yang dapat menghambat pencapaian tujuan organisasi.
4. Mengoordinasikan Tim dan Memastikan Kolaborasi Efektif
Dalam sesi ini, steering committee akan bekerja sama dengan tim proyek dan anggota organisasi lainnya untuk memastikan kolaborasi yang efektif. Mereka akan memfasilitasi komunikasi antara tim, memecahkan konflik, dan memastikan bahwa semua anggota tim bekerja sesuai dengan peran dan tanggung jawab mereka. Tujuan utama dari koordinasi ini adalah untuk mencapai hasil yang optimal dalam pelaksanaan proyek.
5. Mengevaluasi Kinerja dan Mengambil Tindakan Perbaikan
Pada sesi ini, steering committee akan mengevaluasi kinerja proyek atau inisiatif yang sedang berjalan. Mereka akan membandingkan hasil yang dicapai dengan tujuan yang telah ditetapkan. Jika ada ketidaksesuaian antara hasil yang diharapkan dan yang dicapai, mereka akan mengambil tindakan perbaikan yang diperlukan. Hal ini bertujuan untuk memastikan bahwa proyek tetap berada pada jalur yang benar dan mencapai tujuan yang telah ditetapkan.
6. Mengelola Anggaran dan Sumber Daya
Steering committee bertanggung jawab untuk mengelola anggaran dan sumber daya yang dialokasikan untuk proyek atau inisiatif. Mereka akan memastikan bahwa anggaran disusun dengan baik dan digunakan secara efisien. Selain itu, mereka juga akan mengawasi penggunaan sumber daya dan memastikan bahwa sumber daya yang ada digunakan secara optimal.
7. Mengkomunikasikan Kemajuan kepada Stakeholder
Pada sesi ini, steering committee akan mengkomunikasikan kemajuan proyek atau inisiatif kepada stakeholder terkait. Mereka akan menyampaikan informasi tentang perkembangan, pencapaian, dan tantangan yang dihadapi. Tujuannya adalah untuk menjaga transparansi dan memastikan bahwa semua pihak yang terlibat memiliki pemahaman yang jelas tentang kemajuan proyek.
8. Mengidentifikasi Peluang Baru dan Perubahan Lingkungan
Steering committee juga bertugas untuk mengidentifikasi peluang baru dan perubahan lingkungan yang dapat mempengaruhi organisasi. Mereka akan melakukan analisis pasar dan industri, serta memantau tren dan perkembangan terkini. Dengan melakukan hal ini, mereka dapat mengantisipasi perubahan yang akan datang dan mengambil tindakan yang diperlukan untuk menghadapinya.
9. Memfasilitasi Pembelajaran dan Pengembangan Anggota Tim
Dalam sesi ini, steering committee akan memfasilitasi pembelajaran dan pengembangan anggota tim. Mereka akan menyediakan pelatihan dan dukungan yang diperlukan untuk meningkatkan keterampilan dan pengetahuan anggota tim. Selain itu, mereka juga akan memotivasi anggota tim untuk terus belajar dan berkembang dalam peran mereka.
10. Melakukan Evaluasi Kinerja Steering Committee Itself
Pada sesi terakhir, steering committee akan melakukan evaluasi kinerja diri mereka sendiri. Mereka akan mengevaluasi efektivitas kerja mereka, komunikasi internal, dan keberhasilan mencapai tujuan organisasi. Evaluasi ini bertujuan untuk terus meningkatkan kinerja steering committee dan memastikan bahwa mereka dapat menghadapi tantangan yang muncul di masa depan.
Secara keseluruhan, steering committee tugas memiliki peran yang sangat penting dalam mengarahkan dan mengawasi proyek serta inisiatif organisasi. Dengan memahami tugas dan tanggung jawab mereka, Anda dapat menggunakan steering committee secara efektif untuk mencapai kesuksesan organisasi Anda.
Jangan lupa untuk terus memantau perkembangan dan memperbarui tugas dan tanggung jawab steering committee sesuai dengan kebutuhan dan perubahan organisasi Anda. Dengan melakukan hal ini, Anda akan dapat memaksimalkan potensi dan kontribusi steering committee dalam mencapai tujuan organisasi Anda.
